Cómo organizar eficientemente los mensajes de correo en Outlook Express

Free Web Hosting Provider - Web Hosting - E-commerce - High Speed Internet - Free Web Page

Si estamos suscritos a alguna lista abierta de correos, donde cada uno puede opinar o responder los mensajes de otros participantes, resulta de gran utilidad la opción del menú Ver / Vista actual / Agrupar los menajes según conversación. Esta opción representa en forma de árbol desplegable las distintas conversaciones mostrando las respuestas a un mensaje siempre debajo de éste. Esta estructura es la misma que se utiliza para los grupos de noticias o debates en Internet.

Los mensajes de correo de Outlook Express se almacenan en una carpeta del disco duro. Podemos conocer su ubicación desde el menú Herramientas / Opciones / Mantenimiento / Carpeta de Almacén. La instalación que hace Internet Explorer guarda estos mensajes dentro del directorio de Windows. Sin embargo, es muy aconsejable mover estos mensajes a una nueva carpeta para facilitar las copias de seguridad e impedir que se borren con una reinstalación de Windows:

Los contactos de Outlook Express se almacenan en un archivo con extensión WAB de forma independiente a los mensajes de correo. También es posible mover este archivo a un lugar más accesible. Sin embargo, no existe una gestión automatizada y es necesario acceder al registro de Windows para modificar su ubicación:

Una vez que tenemos centralizados dentro de la carpeta de Mis documentos todos los archivos importantes de nuestro correo resultará muy sencillo hacer copias de seguridad. Es suficiente con copiar esta carpeta a un CD, disco ZIP u otro tipo de soporte.

Cada vez resulta más frecuente que tengamos varios Computadores con las mismas cuentas de correo configuradas. Por ejemplo, el de la oficina y el de casa. ¿Cómo podemos sincronizar el correo de ambos equipos? La dificultad estriba en que cuando descargamos los mensajes de correo en uno de ellos ya no vuelven a aparecer en el otro. Esto se debe a que Outlook Express elimina del servidor de correo todos los mensajes de correo descargados. Es posible modificar este comportamiento desde el menú Herramientas / Cuentas / Correo. Haciendo doble clic en cada una de las cuentas que queramos sincronizar, accedemos a sus Propiedades. En la última pestaña, Avanzada, activamos "Mantener una copia de los mensajes en el servidor".

Si realizamos esta operación para todas las cuentas de correo y en cada uno de los Computadores, no se borrarán los mensajes del servidor y recibiremos los mismos mensajes en todas nuestras máquinas.

Otra opción interesante de Outlook Express es la importación de mensajes. Permite fusionar un almacén de mensajes ya existente con el que estemos utilizando en ese momento. Por ejemplo, para combinar los mensajes de correo de dos equipos. Esta opción se encuentra en el menú Archivo / Importar / Mensajes. La operación análoga con los contactos de Outlook se encuentra en Archivo / Importar / Libreta de direcciones.

Si antes explicábamos cómo utilizar los mismos mensajes en dos Computadores, ahora veremos otro caso no menos frecuente: compartir el mismo Outlook Express para varios usuarios. Cada uno de estos usuarios utilizará una identidad distinta, según la terminología de Outlook Express. Las identidades tienen configuraciones de cuentas y mensajes de correo distintos para cada usuario. Las carpetas de almacén se pueden organizar en el disco según los consejos anteriores. Por ejemplo, si utilizamos dos identidades, pueden guardarse los correspondientes mensajes en "D:\Mis documentos\Juan\Outlook Express" y en "D:\Mis documentos\Ana\Outlook Express". (Recordemos que si no se mueven los almacenes de mensajes, éstos quedarán guardados dentro de la carpeta de Windows).

Para agregar una identidad nueva nos situamos en el menú Archivo / Identidades / Agregar identidad nueva. De esta manera se configuran nuevas cuentas de correo para un almacén de mensajes vacío. Es posible cambiar de una identidad a otra desde el menú Archivo / Cambiar identidades.

La mayoría de los usuarios prefieren mantener todos los mensajes de correo que han recibido. Pero esta práctica ocasiona que el almacén de mensajes llegue a tener un tamaño considerable. Outlook Express puede gestionar almacenes de mensajes de varios cientos de megas; sin embargo, es muy recomendable separar estos mensajes en distintas bandejas y, cada cierto tiempo (un año por ejemplo), crear un nuevo almacén de mensajes. Así conseguiremos que el gestor de correo funcione más rápido y se agilice la búsqueda de mensajes. Además su división facilita la creación de copias de seguridad.

Las identidades de Outlook Express (descritas en el apartado anterior) permiten separar los mensajes de correo en distintas carpetas de almacén. De esta manera es posible crear una identidad con los mensajes del año 1999 y otra para los mensajes del presente año. Su principal ventaja es que siempre estarán accesibles los mensajes del año anterior (cambiando de identidad previamente).